Politique de confidentialité

Date de la dernière révision : 31 juillet 2026

Wealth Write-Up Inc. (ou « la Société ») s'engage à protéger et à préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et financiers.

La présente politique de confidentialité s'applique à la Société. Elle décrit nos exigences et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels recueillis lorsque vous utilisez nos services ou le site www.wealthwriteup.com. Cette politique régit également toutes les applications de la Société ainsi que les autres sites Web que nous exploitons. Les candidats à un emploi sont invités à consulter la Politique de confidentialité relative aux candidats à un emploi pour obtenir de l'information sur le traitement de leurs renseignements personnels.

La présente politique porte sur la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par la Société ainsi que par ses partenaires, employés et consultants. Elle vise à satisfaire aux normes prescrites par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et ses règlements (« LPRPDE »), par la Loi canadienne anti-pourriel (« LCAP »), ainsi que par les lois et règlements provinciaux d'application générale essentiellement similaires en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique), la Personal Information Protection Act (Alberta) et la Loi 25 relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). En plus d'être assujettis à ces lois, nous respectons les règles de confidentialité établies par les ordres professionnels et les instituts de comptables agréés.

La présente politique de confidentialité est à jour en date de la « date de la dernière révision » indiquée au haut de la présente page.

Portée de la présente politique

Nous traitons des renseignements personnels à deux titres distincts. La présente politique s'applique aux renseignements que nous recueillons, utilisons et communiquons à nos propres fins commerciales, notamment les renseignements que nous recueillons au sujet de nos clients et de leurs représentants, des utilisateurs de nos services (y compris les utilisateurs autorisés par nos clients), des clients potentiels, des visiteurs de nos sites Web, des personnes inscrites à nos événements et des autres personnes qui interagissent avec nos équipes des ventes, du marketing et de la gestion des comptes ou avec d'autres membres de notre personnel.

La présente politique ne s'applique pas aux renseignements que la Société traite pour le compte de ses clients. Les renseignements que nos clients et leurs utilisateurs autorisés soumettent à l'application Wealth Write-Up, y compris tout renseignement personnel (p. ex., les renseignements personnels contenus dans des dossiers comptables, de placement ou financiers), constituent des « Données des clients ». Nous traitons les Données des clients uniquement sur les instructions de nos clients, conformément à notre Contrat de logiciel-service et à notre Annexe sur le traitement des données. La collecte, l'utilisation et la communication des Données des clients sont régies par les politiques de confidentialité des organisations qui nous fournissent ces données, et non par la présente politique. Si vos renseignements personnels figurent dans des Données des clients, veuillez adresser toute demande ou question à l'organisation qui les a soumis; nous aiderons cette organisation à y répondre dans la mesure exigée par nos ententes et par les lois applicables.

La présente politique de confidentialité répond aux questions suivantes :

1. Que sont les renseignements personnels?
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
3. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement, et comment pouvez-vous le retirer?
6. Comment utilisons-nous les outils automatisés et l'intelligence artificielle?
7. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
8. Où conservons-nous vos renseignements personnels?
9. Que devez-vous savoir au sujet des tiers et des sites Web de tiers?
10. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels dans nos rapports avec nos sociétés affiliées et des tiers?
11. Pendant combien de temps pouvons-nous utiliser, communiquer ou conserver vos renseignements personnels?
12. Comment gérons-nous les renseignements concernant les mineurs?
13. Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?
14. Qu'arrive-t-il si les renseignements personnels que nous détenons sont inexacts?
15. Dans quel délai répondons-nous à vos demandes écrites de renseignements?
16. Comment pouvez-vous communiquer avec nous?

Que sont les renseignements personnels?

Les « renseignements personnels » désignent tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier, ou qui se rapporte autrement à une personne identifiable.

La présente politique ne s'applique pas aux renseignements personnels concernant l'exercice des fonctions d'une personne au sein d'une entreprise, tels que son nom, son titre et son poste, ainsi que l'adresse, l'adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail, lorsqu'ils servent à établir ou à faciliter la communication avec elle dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession.

Les renseignements agrégés ou anonymisés qui ne peuvent être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les types de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de divers facteurs, comme le type de services ou de produits que vous demandez ou utilisez, les exigences légales et réglementaires applicables et les moyens par lesquels vous communiquez avec nous. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre :

• Les coordonnées, telles que votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone ou vos renseignements de compte;
• Les renseignements d'identité, y compris les pièces d'identité délivrées par un gouvernement, qui nous permettent d'établir et de vérifier votre identité, votre nom, votre date de naissance et votre profession;
• Les renseignements financiers, qui nous permettent de déterminer votre admissibilité aux produits ou services et votre capacité à en bénéficier;
• Les activités sur les sites Web, les médias sociaux ou les applications de la Société, telles que les pages et les événements consultés et vos données de parcours de navigation, vos ouvertures de session, vos préférences et vos adresses IP, si ces éléments peuvent servir à vous identifier en tant que personne;
• Les renseignements de géolocalisation recueillis lorsque vous naviguez sur les sites Web ou les médias sociaux de la Société, ou que vous utilisez les applications ou les services de surveillance de la Société;
• Les renseignements de communication, tels que les enregistrements audio et vidéo des réunions, appels et vidéoconférences avec nos représentants, les transcriptions de ces communications, les résumés, notes et analyses qui en découlent (y compris au moyen d'outils automatisés ou d'intelligence artificielle), ainsi que les métadonnées connexes, comme les noms des participants, les dates, les heures et la durée;
• Les renseignements de cybersécurité, tels que les données de surveillance, les alertes et les rapports que nous recevons de tiers dans le cadre de la prestation de nos services de surveillance;
• Tout autre renseignement que vous nous fournissez.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons toujours les renseignements personnels de façon licite et légitime. Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous, au moyen de technologies en ligne, par l'intermédiaire de réseaux sociaux tiers ou, indirectement, auprès de sources tierces si nous avons obtenu votre consentement ou si la loi nous le permet.

En règle générale, ces renseignements sont recueillis directement auprès de vous, au moyen de technologies en ligne ou par l'intermédiaire de réseaux sociaux tiers lorsque vous :

• Retenez les services de la Société;
• Utilisez les biens ou les services de la Société;
• Utilisez nos sites Web, nos applications et nos réseaux sociaux;
• Discutez avec nos représentants ou participez à des réunions, à des appels ou à des vidéoconférences avec eux;
• Vous abonnez à des publications;
• Ouvrez une session sur nos sites ou soumettez du contenu à des publications;
• Soumettez une demande par l'une de nos boîtes courriel « Contactez-nous »;
• Vous inscrivez à des événements (webémissions, séminaires, conférences, publications ou alertes médias) par l'intermédiaire de nos sites Web ou de nos listes d'envoi, ou par les processus d'inscription de certains de nos sites.

Directement auprès de vous

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous par la poste, par courriel ou par téléphone, par l'intermédiaire des sites Web ou des applications de la Société, ou de toute autre manière directe, p. ex., lorsque vous nous fournissez les renseignements nécessaires à la prestation de nos services ou que vous nous demandez de l'information. Vous pouvez également nous fournir volontairement des renseignements personnels non sollicités, y compris par l'intermédiaire des sites Web de la Société ou de tiers qui fournissent à la Société des services de collecte de données.

Au moyen de technologies en ligne

Nous pouvons recueillir certains types de renseignements par voie électronique lorsque vous interagissez avec nos sites Web, nos applications, nos courriels, nos comptes de médias sociaux ou nos publicités en ligne, ou par l'utilisation de nos technologies de tiers, qui comprennent des témoins (cookies), des fichiers journaux, des pixels invisibles et des moteurs d'analyse servant à extraire des données sur l'utilisation de nos sites Web et de nos applications. Ces données ne sont généralement pas identificatoires et ne sont donc pas considérées comme des renseignements personnels. Vous pouvez consulter notre Politique relative aux témoins pour plus de détails.

Nous pouvons également recueillir certains types de renseignements vous concernant par l'intermédiaire des services de surveillance auxquels vous choisissez de vous abonner, tels que les alertes, les rapports et les données de surveillance. Veuillez noter que nos services de surveillance peuvent utiliser des composants logiciels de tiers régis par les conditions et les pratiques de confidentialité de ces tiers. Pour plus d'information, veuillez consulter la section « Que devez-vous savoir au sujet des tiers et des sites Web de tiers? ».

Réseaux sociaux tiers

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels si vous interagissez avec nous par l'intermédiaire de nos pages et comptes de médias sociaux (p. ex., Facebook, Twitter, Instagram). Par exemple, nous recueillons les renseignements personnels que les plateformes de médias sociaux respectives nous permettent de recueillir auprès de nos abonnés. Nous pouvons également recueillir tout contenu que vous téléversez sur nos pages de médias sociaux.

Auprès de fournisseurs de données tiers

Lorsque la loi le permet, nous pouvons obtenir des coordonnées d'affaires concernant des clients potentiels et leurs représentants, telles que le nom, le titre, l'organisation et les coordonnées professionnelles, auprès de fournisseurs de données tiers, et nous pouvons combiner ces renseignements avec ceux recueillis par l'intermédiaire de nos sites Web et de nos outils d'analyse aux fins de la gestion de nos activités de vente et de marketing.

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels que vous nous soumettez pour offrir des programmes et des services, gérer nos activités, mener des activités de marketing ou effectuer de la recherche et des analyses, ou autrement dans la mesure permise ou exigée par la loi :

Pour fournir des services

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins de la prestation de services, dans la mesure permise ou exigée par la loi, notamment pour :

• Vous identifier;
• Fournir des services (y compris les services offerts par l'intermédiaire des sites Web ou des applications de la Société);
• Créer, administrer et tenir à jour vos comptes;
• Répondre à vos demandes d'information sur les applications, les services et les événements de la Société ainsi qu'à vos questions.

Pour gérer nos activités

Nous utilisons vos renseignements personnels pour gérer nos activités, notamment pour :

• Déployer et gérer notre site Web, nos applications, nos médias sociaux et nos systèmes informatiques;
• Vous permettre de participer à des événements;
• Vous informer des modifications apportées à nos services, à nos conditions ou à nos politiques et vous envoyer des messages, des avis ou des alertes;
• Détecter les cybermenaces, la fraude et les autres crimes, et nous protéger, ainsi que les tiers, contre les erreurs et la fraude;
• Assurer la sécurité du public, de nos utilisateurs et de nos employés;
• Répondre aux demandes, aux mandats et aux ordonnances des tribunaux et d'autres organismes, conformément à nos obligations contractuelles, légales et réglementaires;
• Assurer la continuité de nos services.

Pour gérer nos activités de vente et de développement des affaires

Moyennant un avis aux participants, nous pouvons enregistrer, transcrire, résumer et analyser les réunions, appels et vidéoconférences avec nos représentants afin de :

• Tenir des dossiers et des notes exacts de nos discussions avec les clients actuels et potentiels;
• Former, encadrer et évaluer notre personnel des ventes et de la gestion des comptes, et effectuer l'assurance de la qualité;
• Gérer notre pipeline de ventes et nos relations avec la clientèle, notamment en consignant les résumés de réunions et les éléments de suivi dans notre système de gestion des relations avec la clientèle.

Pour mener des activités de marketing

Nous utilisons vos renseignements personnels pour nos activités de marketing, notamment pour :

• Vous envoyer des publications, des invitations à des événements et des invitations à nos activités internes;
• Recueillir vos opinions et vos commentaires au moyen de sondages;
• Vous inscrire à nos événements.

Pour effectuer de la recherche et des analyses

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour effectuer de la recherche et des analyses de données fondées sur le suivi et l'analyse de renseignements actuels ou déjà recueillis, aux fins suivantes :

• Améliorer et gérer nos services et nos activités, ou en développer de nouveaux;
• Améliorer nos processus de vente, de marketing et de service;
• Mesurer l'efficacité de nos services, de nos activités, de nos événements et de notre marketing;
• Comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web et nous assurer de son bon fonctionnement.

Dans la mesure du possible, nous utilisons vos renseignements sous forme agrégée ou anonymisée. Afin de mieux vous servir, nous pouvons recueillir les renseignements que vous fournissez en personne, en ligne, par téléphone ou par écrit.

Nous déterminons les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels au moment de leur collecte et nous obtenons votre consentement libre et éclairé avant chaque utilisation particulière. Lorsque vous consentez à l'utilisation de vos renseignements personnels, votre consentement couvre l'ensemble des activités de traitement effectuées aux mêmes fins. Lorsque vos renseignements personnels sont utilisés à plusieurs fins, la Société sollicitera votre consentement pour chacune de ces fins.

Quand et comment obtenons-nous votre consentement, et comment pouvez-vous le retirer?

Nous obtenons généralement votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels et, dans tous les cas, avant qu'ils ne soient utilisés ou communiqués à quelque fin que ce soit. Vous pouvez nous donner votre consentement par écrit ou par voie électronique. Vous pouvez également consentir à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par la Société en nous les fournissant de manière clairement intentionnelle (p. ex., en accédant à nos sites Web ou à nos applications, en utilisant nos services, en soumettant une demande d'information, en participant à un sondage ou à un événement, etc.). La Société peut également s'appuyer sur votre consentement implicite pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels lorsque le consentement implicite est permis par la législation applicable.

Nous ne conditionnerons pas la prestation de nos services professionnels ou de nos produits à votre consentement à la collecte, à l'utilisation, à la communication ou à la protection de renseignements qui ne sont pas nécessaires à la réalisation des fins déterminées et légitimes pour lesquelles ces renseignements sont demandés.

Si vous nous fournissez des renseignements au sujet d'une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication aux fins énoncées dans la présente politique.

Les personnes qui ne souhaitent pas que leurs renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiqués devraient s'abstenir de les fournir à la Société. Si vous avez déjà consenti à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps par la suite, sous réserve des exigences légales ou réglementaires ou des obligations contractuelles, et moyennant un préavis raisonnable, en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous (section 16). Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut également vous informer des conséquences du retrait de votre consentement.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages électroniques commerciaux, veuillez nous en informer en suivant les instructions de désabonnement figurant dans chaque message électronique commercial.

Nous utilisons des technologies telles que les témoins pour suivre vos interactions avec nos sites Web et améliorer votre expérience. Vous pouvez supprimer ou désactiver certaines de ces technologies à partir de votre navigateur (veuillez consulter les instructions ou la page d'aide de votre navigateur pour plus d'information sur la façon de bloquer, de supprimer et de gérer les témoins sur votre ordinateur ou votre appareil mobile). Vous pouvez gérer vos préférences en matière de confidentialité auprès de certains tiers en utilisant les fonctionnalités de leurs plateformes. Veuillez noter que la désactivation, le blocage ou la suppression de certaines de ces technologies, comme les témoins, peut rendre certaines fonctionnalités de notre site Web inutilisables.

Comment utilisons-nous les outils automatisés et l'intelligence artificielle?

Nous pouvons utiliser des outils automatisés et des logiciels d'intelligence artificielle (« outils d'IA ») pour soutenir nos activités internes ainsi que pour fournir ou améliorer nos services. Dans certains cas, nous utilisons des outils d'IA pour traiter vos renseignements personnels, au soutien des fins décrites dans la présente politique.

Par exemple, nous utilisons des outils d'IA pour transcrire et analyser les réunions et les appels enregistrés. Ces outils génèrent des transcriptions, des résumés et des observations tirées des conversations, comme les sujets abordés et les éléments de suivi, que notre personnel examine et utilise aux fins décrites dans la présente politique.

Nous n'utilisons pas d'outils d'IA pour rendre des décisions concernant des personnes fondées exclusivement sur un traitement automatisé.

Il est contractuellement interdit à nos fournisseurs de services d'utiliser les données que nous leur fournissons aux fins de traitement, y compris les enregistrements ou les transcriptions, pour entraîner leurs modèles d'intelligence artificielle. Pour toute question concernant notre utilisation de ces outils, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous (section 16).

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer les renseignements personnels que nous recueillons ou que vous fournissez, tel qu'il est décrit dans la présente politique, notamment :

• Avec votre consentement exprès ou implicite, à des personnes ou à des entités externes à la Société, conformément aux lois applicables;
• Aux sous-traitants et fournisseurs de services de la Société qui ont besoin de connaître ces renseignements ou qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, y compris les fournisseurs de services d'enregistrement de réunions, de transcription et d'analyse de conversations; de systèmes de gestion des relations avec la clientèle; de services d'analyse de sites Web, de gestion des balises et de publicité; de services d'intelligence commerciale et marketing et d'enrichissement de données; d'hébergement infonuagique; et d'outils de communication;
• À nos sociétés affiliées, dans la mesure requise aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité et pour nous conformer aux lois, règlements et exigences applicables;
• Dans le cadre d'une transaction, sous réserve des exigences légales applicables. Nous pouvons décider d'impartir la totalité ou une partie de nos activités à un tiers, de fusionner avec une autre entité ou de réaliser toute autre forme de transaction juridique. Si vos renseignements personnels sont requis dans le cadre de telles transactions, nous nous conformerons aux exigences légales relatives à la communication de renseignements personnels et veillerons à ce que vos renseignements personnels soient traités conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels;
• Dans la mesure permise ou exigée par la loi. Les lois applicables peuvent permettre ou exiger l'utilisation, la communication ou la divulgation de renseignements personnels sans consentement dans des circonstances particulières. Cela peut comprendre, sans s'y limiter, le transfert, la communication (tant verbale qu'écrite), l'envoi ou la mise à disposition de vos renseignements personnels à une autre personne ou entité sans votre consentement si nous avons des motifs raisonnables de croire que cette communication est nécessaire pour atténuer ou prévenir une menace à la vie, à la santé ou à la sécurité d'une personne ou pour la sécurité publique, pour permettre à un organisme d'application de la loi de prendre certaines mesures (p. ex., prévenir, détecter, enquêter sur, poursuivre ou punir des infractions criminelles), ou si nous croyons qu'une telle mesure est nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nos biens ou notre sécurité personnelle, ainsi que ceux du public, de nos utilisateurs et de nos employés;
• En réponse à des demandes légitimes d'autorités publiques, d'organismes de réglementation ou d'organismes d'application de la loi, ou pour nous conformer à des ordonnances judiciaires ou à des procédures judiciaires.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Vous devez nous informer immédiatement si vous apprenez que vos renseignements personnels nous ont été fournis par une autre personne sans votre consentement, ou si vous n'avez pas obtenu le consentement d'une personne avant de nous fournir ses renseignements personnels, en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous (section 16).

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Les Données des clients soumises à l'application Wealth Write-Up sont hébergées sur des serveurs situés au Canada. Les autres renseignements personnels que nous recueillons à nos propres fins commerciales, y compris les renseignements liés aux ventes, au marketing et aux communications, peuvent être stockés et traités au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres territoires où nos fournisseurs de services exercent leurs activités. Les renseignements personnels qui se trouvent « dans le nuage » peuvent être stockés sur plusieurs serveurs situés à divers endroits dans le monde.

Soyez assuré que la Société a pris des mesures pour protéger les renseignements personnels traités par ses fournisseurs de services. Toutefois, dans la mesure où des renseignements personnels sont transmis à l'extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils sont conservés et peuvent être communiqués au gouvernement, aux tribunaux ou aux autorités d'application de la loi ou de réglementation de ce pays, conformément aux lois de ce pays.

Que devez-vous savoir au sujet des tiers et des sites Web de tiers?

Nos sites, y compris www.wealthwriteup.ca, peuvent parfois contenir des liens vers des sites Web externes, notamment des sites Web liés à des événements, des entités gouvernementales, des organismes sans but lucratif et des réseaux sociaux. Ces sites Web ne sont pas régis par la présente politique.

De plus, nos services de surveillance décrits à la section « Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? » peuvent utiliser des composants de tiers, tels que des logiciels de surveillance, de détection des menaces et d'analyse.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis par de tels tiers, ces renseignements sont assujettis aux politiques de confidentialité des tiers en question. La Société vous encourage à consulter les politiques de confidentialité de ces tiers.

Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels, y compris dans nos rapports avec nos sociétés affiliées et des tiers?

Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la communication non autorisée, la copie, l'utilisation abusive ou la modification. Seuls la Société et les partenaires, employés ou sous-traitants qui ont un besoin d'affaires de connaître les renseignements personnels ou qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions y ont accès. Nous maintenons également des politiques et des pratiques de protection de vos renseignements qui :

• Encadrent notre traitement de vos renseignements personnels;
• Définissent les rôles et les responsabilités au sein de notre organisation en matière de traitement de vos renseignements, du moment de leur collecte jusqu'à leur destruction;
• Régissent notre processus interne de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

Pendant combien de temps pouvons-nous utiliser, communiquer ou conserver vos renseignements personnels?

Nous pouvons conserver vos renseignements personnels, votre correspondance ou vos commentaires dans un dossier qui vous est propre. Nous utiliserons, communiquerons ou conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou dans la mesure permise ou exigée par la loi.

Comment gérons-nous les renseignements concernant les mineurs?

La Société reconnaît l'importance de protéger la vie privée des mineurs, particulièrement dans un environnement en ligne comme nos sites Web. Les sites Web de la Société ne sont pas conçus pour les enfants de moins de 14 ans ni destinés à ceux-ci. Notre politique est de ne jamais recueillir ni conserver sciemment de renseignements fournis par une personne de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli à notre insu des renseignements personnels concernant un mineur sans le consentement de ses parents ou de son tuteur, nous supprimerons ces renseignements de nos dossiers.

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?

Sous réserve de certaines exceptions, dans la mesure permise par la loi, vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d'en demander la rectification.

Si vous nous soumettez une demande écrite d'examen des renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués à votre sujet, nous vous les présenterons, dans la mesure exigée par la loi, sous une forme généralement compréhensible, accompagnés d'une explication des abréviations ou des codes utilisés. Pour exercer votre droit d'accès, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous (section 16).

Avant de vous accorder l'accès aux renseignements personnels détenus, utilisés ou communiqués, nous pouvons vous demander de nous fournir une preuve d'identité suffisante, à cette seule fin.

Afin de protéger votre vie privée, nous vérifierons votre identité avant de traiter toute demande d'accès, de modification ou de suppression de vos renseignements personnels. Cela peut comprendre la demande de pièces justificatives ou le recours à des méthodes d'authentification existantes.

Les demandes relatives aux droits en matière de protection des renseignements personnels soumises à la Société sont suivies au moyen d'un système interne désigné, qui consigne automatiquement les dates de soumission, les types de demandes, les délais de réponse et les mesures prises, afin d'assurer une traçabilité et une conformité complètes.

Nous nous réservons le droit de refuser l'accès pour tout motif permis par les lois applicables. Si nous refusons l'accès aux renseignements personnels ou leur rectification, nous vous fournirons les motifs écrits de ce refus dans les trente (30) jours suivant votre demande.

Dans la mesure permise par la loi, nous nous réservons également le droit de vous facturer des frais administratifs raisonnables pour toute demande manifestement non fondée ou excessive concernant l'accès à vos renseignements personnels, ainsi que pour toute copie supplémentaire des renseignements personnels que vous demandez. Une estimation des coûts vous sera fournie.

Wealth Write-Up Inc. maintient un processus documenté de réception, d'authentification et de traitement des demandes relatives à la protection des renseignements personnels formulées par les personnes concernées. Cela comprend les demandes d'accès, de rectification, de limitation, d'opposition, de portabilité des données et de suppression.

Lorsqu'une demande est reçue :

• L'identité du demandeur est vérifiée afin de prévenir toute communication non autorisée de renseignements personnels;
• La portée et la légitimité de la demande sont examinées afin de s'assurer qu'elle relève des droits applicables en matière de protection des renseignements personnels prévus par les lois canadiennes (la LPRPDE et les lois provinciales essentiellement similaires);
• La Société donne suite à la demande ou la refuse par écrit dans le délai prescrit par la loi (habituellement dans les 30 jours), à moins qu'une prolongation ne soit permise par la loi.

Les personnes qui soumettent une demande seront avisées si un délai supplémentaire est requis ou si leur demande ne peut être satisfaite en raison de contraintes légales, réglementaires ou contractuelles.

Toutes les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les mesures prises par la Société en conséquence sont consignées et conservées à des fins de responsabilisation et de vérification de la conformité, afin de démontrer le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et des contrôles internes. Ces registres sont examinés périodiquement par le responsable de la protection des renseignements personnels afin d'assurer la rapidité des réponses ainsi que leur exactitude et leur exhaustivité.

La Société maintient une procédure interne de traitement des demandes des personnes concernées qui définit les rôles, les responsabilités, les méthodes de vérification et les délais de réponse afin d'assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires.

Qu'arrive-t-il si les renseignements personnels que nous détenons sont inexacts?

La Société veillera à ce que vos renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous nous attendons à ce que vous nous avisiez par écrit de tout changement à vos renseignements personnels.

Vous pouvez contester en tout temps l'exactitude des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Sous réserve des exceptions permises ou exigées par les lois applicables, si vous démontrez que les renseignements personnels figurant dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence et, le cas échéant, nous communiquerons la modification aux tiers qui ont également accès à vos renseignements personnels.

Pour discuter de l'exactitude de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous (section 16).

Wealth Write-Up Inc. a mis en œuvre des processus et des procédures documentés pour recevoir, vérifier, consigner et traiter les demandes des personnes concernées relatives à leurs droits en matière de protection des renseignements personnels, y compris les demandes d'accès, de rectification, de limitation, d'opposition, de portabilité des données et de suppression de renseignements personnels.

Toutes ces demandes sont consignées dans un système désigné de suivi des demandes relatives à la protection des renseignements personnels à des fins de surveillance, d'audit et de conformité. Avant de traiter toute demande d'accès, de rectification ou de suppression, nous prenons des mesures raisonnables pour authentifier l'identité du demandeur à l'aide des renseignements disponibles ou de pièces justificatives. Cela contribue à garantir que les renseignements personnels ne sont communiqués qu'à la personne à laquelle ils appartiennent.

Lorsqu'une demande est reçue :

• L'identité du demandeur est vérifiée afin de s'assurer qu'il est dûment autorisé;
• Les détails de la demande sont consignés, un numéro de suivi est attribué et un accusé de réception est transmis dans un délai raisonnable;
• Le responsable de la protection des renseignements personnels ou son délégué évalue la demande conformément aux lois applicables et aux politiques de la Société;
• Une réponse écrite est fournie dans les 30 jours, à moins qu'une prolongation ne soit permise par la loi.

Pour plus de détails sur la façon dont nous gérons la conservation et l'élimination des données ainsi que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels, veuillez consulter notre Politique de conservation et d'élimination des données, notre Politique de sécurité de l'information et notre Procédure de traitement des demandes relatives aux droits en matière de protection des renseignements personnels.

Le cas échéant, nous documentons l'issue de la demande, y compris si les renseignements personnels ont fait l'objet d'un accès, d'une rectification, d'une anonymisation ou d'une suppression sécurisée.

Lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou à la suite d'une demande de suppression vérifiée de votre part, Wealth Write-Up Inc. veille à leur élimination sécurisée conformément à notre Politique de conservation et d'élimination des données.

L'élimination sécurisée peut comprendre :

• La suppression permanente des systèmes actifs et des environnements de sauvegarde;
• L'effacement cryptographique ou l'écrasement sécurisé;
• La destruction physique des documents papier.

Une fois qu'une demande de suppression a été vérifiée et exécutée, la confirmation de la suppression est documentée dans nos registres de suivi, avec la date et la méthode d'élimination sécurisée.

Les mesures d'élimination sont documentées et font l'objet d'audits internes afin de confirmer la conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux normes professionnelles.

La Société ne sera pas responsable de toute perte découlant de renseignements personnels inexacts, faux, imparfaits ou incomplets fournis par vous ou par toute personne agissant en votre nom.

Dans quel délai répondons-nous à vos demandes écrites de renseignements?

Nous répondrons à chacune de vos demandes écrites dans un délai de trente (30) jours. Si nous ne pouvons respecter ce délai, nous vous en aviserons par écrit.

Comment pouvez-vous communiquer avec nous?

La Société est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de la présente politique par la Société.

Vous pouvez communiquer avec la Société pour :

• Consulter, mettre à jour, rectifier ou supprimer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Retirer votre consentement;
• Obtenir de l'information sur vos droits d'accès;
• Discuter de questions de protection des renseignements personnels en général.

Vous pouvez communiquer par écrit avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

Wealth Write-Up Inc. 610-1981, avenue McGill College, 6e étage Montréal (Québec) H3A 2Y1

Vous pouvez également joindre le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l'adresse privacy@wealthwriteup.com.